Feedback geven voor leidinggevenden

Het belang van constructieve feedback in ontwikkelgerichte organisaties

Constructieve feedback geven, hoe doe je dat?

Een goede leidinggevende kan collega’s complimenteren met goede ideeën en prestaties, maar moet ook tactvol en constructief feedback kunnen geven als een idee of een prestatie minder goed is. Hoe geef je op een goede manier feedback? Wij helpen je op weg met 10 tips voor het geven van constructieve feedback.

In een tijd waarin organisaties streven naar voortdurende groei en innovatie, biedt het concept van Ontwikkelgerichte Organisaties een verfrissende kijk op hoe organisaties kunnen evolueren. Geïnspireerd door het werk van Robert Kegan en zijn boek “An Everyone Culture: Becoming a Deliberately Developmental Organization”, onderzoeken we hoe deze organisaties een cultuur van groei en ontwikkeling cultiveren door middel van openheid, eerlijkheid en heldere feedback.

Traditionele organisaties hebben vaak de neiging om fouten te vermijden of te verbergen, waardoor kansen voor groei en innovatie worden gemist. In tegenstelling hiermee omarmen Ontwikkelgerichte Organisaties een cultuur waarin fouten worden gezien als waardevolle leermomenten. Deze organisaties stimuleren een open uitwisseling van feedback, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om risico’s te nemen en zichzelf voortdurend te verbeteren.

Onderzoek aan universiteiten ondersteunt het idee dat open, eerlijke en constructieve feedback een essentiële rol speelt in de ontwikkeling van individuen binnen organisaties. Studies tonen aan dat een cultuur van openheid en heldere communicatie bijdraagt aan verhoogde betrokkenheid, innovatie en prestaties van medewerkers. Door het bevorderen van een cultuur van openheid, eerlijkheid en constructieve feedback, kunnen mensen en organisaties evolueren naar Ontwikkelgerichte Organisaties waarin de groei en ontwikkeling van individuen centraal staan. Dit draagt niet alleen bij aan het succes en de veerkracht van de organisatie, maar ook aan het welzijn en de tevredenheid van haar medewerkers.

Leidinggeven met open en eerlijke feedback

Bij Venster op Leren erkennen we het belang van feedback als leidinggevende aan je team. Echter, we begrijpen ook dat het overbrengen van opbouwende feedback uitdagend kan zijn vanwege de dunne scheidslijn tussen feedback en kritiek. Daarom bieden we trainingen en ondersteuning aan leidinggevenden om feedbackvaardigheden te ontwikkelen en een cultuur van groei en ontwikkeling binnen teams te bevorderen.

Feedback moet altijd gericht zijn op toekomstige verbetering en moet een dialoog zijn waarin beide partijen zich gehoord voelen. Het erkennen en waarderen van verbetering is essentieel om positieve verandering te stimuleren en de algehele teamdynamiek te versterken. Daarom is het noodzakelijk voor leidinggevenden om zich bewust te zijn van de invloed van overdracht, tegenoverdracht en projectie op communicatie, en deze aspecten in overweging te nemen bij het geven van feedback.

Voor leidinggevenden is het cruciaal om constructieve feedback te geven op een manier die groei en ontwikkeling bevordert. Een effectieve methode hiervoor is bijvoorbeeld de 4 G-methode (gedrag, gevoel, gevolg, gewenst gedrag). Door specifiek gedrag te benoemen, het gevoel te delen dat dit gedrag oproept, de gevolgen ervan te bespreken en het gewenste gedrag aan te geven, wordt feedback duidelijk en constructief overgebracht.

Wil je leren op een positieve manier feedback te geven aan collega’s? Waarom is feedback geven belangrijk? We ondersteunen je graag met onze Coaching voor Leidiggevenden.

Waarom is feedback aan collega’s belangrijk?

Een van de cruciale aspecten van effectieve feedback geven is de manier waarop het wordt gegeven. Het is niet alleen belangrijk om feedback te geven, maar ook om dit te doen met zuivere intenties en begrip van psychologische dynamieken zoals overdracht, tegenoverdracht en projectie. Overdracht verwijst naar het onbedoeld overbrengen van gevoelens uit het verleden naar het heden, tegenoverdracht betreft de reactie van de ontvanger hierop, en projectie is het toeschrijven van eigen emoties aan anderen.

Feedback is een onmisbare vaardigheid voor elke leidinggevende. Het draagt bij aan verbetering in toekomstige situaties, ten voordele van de betreffende medewerker, en dus het hele team. Soms kan een medewerker zich onbewust zijn van gedrag dat ongewenst is voor jou of een ander teamlid. Zonder jouw feedback blijven deze ongewenste patronen onopgemerkt en onveranderd. Daarnaast hebben medewerkers bevestiging van hun successen nodig, waarbij feedback een sleutelrol speelt.

Positieve feedback moedigt niet alleen verbetering aan, maar bevordert ook een cultuur van open dialoog. Het is dus ook cruciaal bij het oplossen van problemen, motiveren, ondersteunen bij belangrijke beslissingen en persoonlijke ontwikkeling. Het stimuleert effectieve communicatie, verhoogt de transparantie en verbetert de samenwerking binnen het team.

Hoe geef je constructieve feedback?

Hoe moet je feedback geven? Het geven van zowel positieve als constructieve feedback is belangrijk. Veel leidinggevenden vinden het lastig om opbouwende feedback goed over te brengen. Daarom adviseren wij vanuit Venster Op Leren je goed voor te bereiden bij feedback en dat niet even tussen neus en lippen door te doen. Neem er de tijd voor en gebruik de hierna volgende 10 tips voor het effectief geven van feedback te hanteren.

Voorbereiding bij constructief Feedback geven

Neem de tijd om na te denken over de redenen achter de feedback. Het doel van opbouwende feedback is om de situatie of het gedrag van de medewerker te verbeteren, niet om kritiek te leveren of te kwetsen. Maak daarnaast ook gebruik van je intuïtie, jouw gevoel van wat er speelt. Daar mag je op vertrouwen.

Als leidinggevende zul je meer bereiken als je feedback weloverwogen en doelgericht is. Hoewel feedback niet altijd positief hoeft te zijn, is het cruciaal dat deze open, eerlijk en oprecht is – feedback met een eerlijke intentie en liefdevolle meedogenloosheid voor de ander, dat is het meeste effectief. Plan daarom vooraf wat je wilt zeggen, hoe je dat op een constructieve manier kunt doen en bovenal in contact met de ander en jezelf.

Jeffrey leert je graag feedback geven aan collega's

Wil je meer leren over de regels van feedback geven?

Venster op Leren biedt expertise en tools die organisaties uitstekend kunnen ondersteunen bij het begrijpen en optimaliseren van hun leidinggeven.

Ontdek hoe Venster op Leren met coaching voor leidinggevenden jouw leiderschap naar een nieuw niveau van samenwerking en effectiviteit kan tillen met duidelijke regels voor het geven van feedback, waardoor successen worden gemaximaliseerd en groei wordt gestimuleerd. Meer weten over de manier van feedback geven die bij jou past?

 

Feedback Geven Training en Coaching
Hellen Lerou - Coach bij Venster op Leren
1-op-1 coaching feedback geven
Persoonlijke groei - coaching

Hoe geef je goede feedback: 10 tips

1. Wees specifiek: Vage feedback geven leidt tot verwarring. Focus op specifiek gedrag of resultaat en hoe deze bijdragen aan het bredere doel van het team of de organisatie.
Voorbeeld: In plaats van te zeggen “Je doet het goed,” kan een leidinggevende specifieker zijn: “Je presentatie had een duidelijke structuur en je argumenten waren overtuigend, wat echt bijdroeg aan de overtuigingskracht.”

2. Houd het objectief: Baseer je feedback op observeerbaar gedrag en feitelijke resultaten, niet op meningen of gevoelens.
Voorbeeld: “Ik heb opgemerkt dat het gemiddeld 5 dagen duurt om een klantverzoek af te handelen, terwijl ons teamdoel 3 dagen is.”

3. Maak het tijdig: Geef feedback zo snel mogelijk na de geobserveerde actie. Dit maakt de feedback relevanter en gemakkelijker te relateren aan de situatie.
Voorbeeld: Als een medewerker een belangrijke deadline mist, geef dan direct feedback: “Ik zie dat we onze deadline voor project ABC hebben gemist. Laten we bespreken wat er is gebeurd en hoe we dit in de toekomst kunnen voorkomen.”

4. Gebruik de “sandwichmethode”: Begin met iets positiefs, gevolgd door de constructieve feedback, en eindig opnieuw met een positieve noot.
Voorbeeld: “Je inzet voor het team is echt bewonderenswaardig, en je brengt veel energie. Ik denk dat het beheren van je tijd een gebied is waar je nog kunt verbeteren om deadlines consequenter te halen. Je hebt een geweldige potentie, en met een beetje meer focus op tijdmanagement kunnen we echt uitstekende resultaten bereiken.”

5. Promoot zelfreflectie: Moedig medewerkers aan om hun eigen prestaties te evalueren. Dit bevordert zelfbewustzijn en zelfverbetering.
Voorbeeld: “Hoe denk je dat de projectpresentatie ging? Zijn er gebieden waar je denkt dat er ruimte is voor verbetering?”

6. Wees duidelijk over verwachtingen: Zorg ervoor dat je duidelijk maakt wat er verwacht wordt als vervolg op de feedback. Dit geeft richting aan de gewenste verbetering of verandering.
Voorbeeld: “Voor het volgende project verwacht ik dat je de wekelijkse updates niet alleen per e-mail stuurt, maar ook een korte presentatie aan het team geeft om eventuele vragen direct te kunnen beantwoorden.”

7. Bied ondersteuning aan: Laat zien dat je bereid bent om hulp en begeleiding te bieden om de medewerker te helpen verbeteren.
Voorbeeld: “Ik merk dat je wat uitdagingen hebt met het nieuwe softwareprogramma. Zullen we een extra training sessie inplannen om je comfortabeler te maken met het gebruik ervan?”

8. Focus op de toekomst: Richt de feedback op hoe de situatie in de toekomst verbeterd kan worden, niet op wat er in het verleden fout is gegaan.
Voorbeeld: “Laten we kijken hoe we de feedback van de klant kunnen gebruiken om ons werkproces te verbeteren. Heb je ideeën over aanpassingen die we kunnen maken voor toekomstige projecten?”

9. Maak het een dialoog: Feedback moet tweerichtingsverkeer zijn. Moedig medewerkers aan om hun kant van het verhaal te delen en eventuele zorgen te uiten.
Voorbeeld: “Ik wilde met je praten over hoe we de samenwerking binnen het team kunnen verbeteren. Hoe voel jij je bij de huidige teamdynamiek, en heb je suggesties voor verbeteringen?”

10. Herken en waardeer verbetering: Volg op en erken de inspanningen en verbeteringen die volgen op de feedback. Dit versterkt positief gedrag en motiveert verdere groei.
Voorbeeld: “Ik wilde je bedanken voor je inspanningen om de doorlooptijd van projecten te versnellen. We hebben een duidelijke verbetering gezien sinds je de nieuwe workflow hebt geïmplementeerd.”

Dit zijn de 10 gouden regels feedback geven.

Leren beter feedback geven?

We helpen je graag om constructieve feedback te geven. Vraag naar de training feedback geven en ontvangen.

Veel gestelde vragen

8 tips voor het geven van goede feedback

8 regels voor feedback geven zijn:

1. Wees specifiek en doelgericht: Algemene opmerkingen zijn vaak niet nuttig. Focus op specifieke gedragingen of resultaten en leg uit hoe deze bijdragen aan of afbreuk doen aan het team of de doelstellingen van de organisatie.

2. Balans tussen positief en constructief: Zorg ervoor dat je niet alleen focust op wat er mis gaat. Erken wat er goed gaat en geef aan waar verbetering nodig is. Dit helpt bij het behouden van motivatie en vertrouwen.

3. Tijdigheid: Geef feedback zo dicht mogelijk bij het moment waarop het gedrag zich voordoet. Dit maakt de feedback relevanter en gemakkelijker te begrijpen.

4. Maak het een dialoog: Feedback moet geen eenzijdige conversatie zijn. Geef de ander de ruimte om hun perspectief te delen, vragen te stellen en samen naar oplossingen te zoeken.

5. Focus op gedrag, niet op de persoon: Concentreer je op de acties of resultaten, niet op de persoonlijkheid van het individu. Dit helpt defensiviteit te verminderen en maakt het gemakkelijker om de feedback te accepteren.

6. Wees eerlijk en oprecht: Authenticiteit is cruciaal. Medewerkers kunnen onoprechtheid herkennen, wat vertrouwen kan schaden. Wees eerlijk over je waarnemingen en gevoelens.

7. Bied ondersteuning en middelen aan: Als je feedback geeft over een verbeterpunt, bied dan ook ondersteuning of middelen aan die de medewerker kunnen helpen bij het maken van de gewenste veranderingen.

8. Volg op: Feedback is een beginpunt, geen eindpunt. Plan vervolggesprekken om de voortgang te bespreken en te laten zien dat je betrokken bent bij de ontwikkeling van je medewerkers.

Deze tips kunnen je helpen om als leidinggevende effectievere feedback te geven, wat bijdraagt aan een positieve werkcultuur en de persoonlijke groei van je teamleden.

Wat houdt feedback geven in?
Feedback is het effect van zijn of haar gedrag of prestaties terugkoppelen aan iemand. Dit is waardevol om te ontvangen of te geven als je wil verbeteren. Feedback kan positief of opbouwend geformuleerd worden. Dat noemen we dan constructieve feedback.
Wat is het 4-G feedback model?
  • Beschrijf wat je ziet (Gedrag) 
  • Beschrijf hoe jij je daarbij voelt (Gevoel) 
  • Benoem wat dit gedrag veroorzaakt (Gevolg)
  • Geef aan welk gedrag je voortaan wilt zien (Gewenst)
Wat is moeilijk aan feedback geven?

Feedback geven kan moeilijk zijn omdat je: 

  • gelooft dat feedback altijd negatief overkomt en nutteloos is;
  • zorgen hebt over dat de ontvanger je daarna niet meer zal mogen;
  • denkt dat de ontvanger je feedback niet aankan.
Wat is een valkuil bij het geven van feedback?

Misschien wel de grootste valkuil is: niet concreet genoeg zijn. Als je feedback geeft is het belangrijk dat je dit zo specifiek en nauwkeurig mogelijk doet. Op deze manier kan de ontvanger zich er een duidelijke voorstelling van maken.

Is coaching iets voor jou?

De wens tot verandering ontstaat niet in een vacuüm. De kans dat vanzelf zaken veranderen is  klein, je hebt de ogen van anderen nodig om inzicht te krijgen in patronen, gedrag en weerstand. Dus een leer- en veranderingsbehoefte is dan ook groter dan de coach- of leervraag die in eerste instantie speelt. Dit geldt voor identiteitsvraagstukken op zowel individueel als organisatie niveau.

Is coaching voor leidinggevenden iets voor jou? Venster op Leren helpt je graag. Neem vrijblijvend contact op.

Waar?

Venster op Leren vind je in Alphen a/d Rijn. We hebben een prachtige locatie maar we werken ook bij jou op kantoor.

Adres:
Wilhelminalaan 1A, 2405 EB, Alphen aan den Rijn

Telefoon:
06 – 18 83 59 09

Training | Coaching | Therapie | Begeleiding

Senior Coach Counselor, Register Coach LVSC, NLP Coach Practitioner.

Jeffrey is aangesloten bij Ethische Codes van Phoenix Opleidingen en Ethische Gedragscode NOBCO-EMCC.